Diffusion de l’information
Les organismes publics doivent diffuser un large éventail de documents dans leur site Web en vertu du Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels. Cette obligation s’inscrit dans la volonté du gouvernement d’offrir plus de transparence aux citoyens.
La section « Diffusion de l’information » offre un accès direct aux documents prescrits par le Règlement. Ce dernier fixe l’échéance du 29 novembre 2009 pour la mise en ligne de la plupart des documents.
La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels reconnaît également aux citoyens, en plus du droit d’accès aux documents, le droit d’accès aux renseignements personnels qui les concernent et la correction de ces renseignements s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques, ou si leur collecte, leur communication ou leur conservation ne sont pas autorisées par la loi.
- Organigramme et personnel d’encadrement
- Responsable de l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels
- Plan de classification des documents
- Inventaire des fichiers de renseignements personnels
- Registre des communications de renseignements personnels
- Études et rapports de recherche ou statistiques d’intérêt pour le public
- Documents transmis dans le cadre d’une demande d’accès à l’information et d’intérêt pour le public
- Registres publics
- Description des services offerts
- Documents servant à la prise de décision sur les droits des administrés
- Projets de règlements publiés dans la Gazette officielle du Québec
- Renseignements relatifs aux contrats
- Liste des engagements financiers
- Documents déposés à l’Assemblée nationale
Organigramme et personnel d’encadrement
L’organigramme présente la structure administrative de la RIO et le partage des responsabilités de gestion. Cet organigramme comprend le nom et le titre de chacun des membres du personnel de direction ou d’encadrement supérieur.
Télécharger l’organigramme de la RIO (PDF)
Loi sur l’accès
La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., chapitre A-2.1), aussi appelée Loi sur l’accès, poursuit deux grands objectifs :
- garantir à toute personne le droit d’avoir accès aux documents des organismes publics dans la mesure prévue par la loi;
- assurer la confidentialité des renseignements personnels détenus par un organisme public et accorder, notamment, à toute personne le droit d’avoir accès aux renseignements la concernant et d’en exiger la rectification au besoin.
Comme tous les organismes publics québécois, la RIO est assujettie à la Loi sur l’accès.
Documents visés par la Loi sur l’accès
La Loi sur l’accès s’applique à tous les documents que la RIO a en sa possession dans l’exercice de ses fonctions, peu importe leur forme. La RIO n’a pas l’obligation de créer un nouveau document, par exemple, un rapport statistique ou un document synthèse en réponse à une demande.
Certains documents à caractère public sont accessibles sans restriction. Il n’est donc pas nécessaire d’invoquer la Loi sur l’accès pour les obtenir. C’est le cas par exemple des publications déjà diffusées.
Obligations de la personne responsable de l’accès
La personne responsable de l’accès doit assurer l’accès aux documents de la RIO au moment opportun et veiller à ce que les renseignements personnels ne soient divulgués qu’aux seules personnes autorisées par la loi.
La responsable de l’accès doit, avec diligence et au plus tard dans les 20 jours suivant la date de réception d’une demande, répondre à celle-ci en donnant accès au document ou au renseignement demandé ou encore, en expliquant les motifs qui font en sorte que le document ou le renseignement n’est pas accessible. En effet, il y a plusieurs restrictions au droit d’accès. Au besoin, une prolongation de 10 jours supplémentaires peut être invoquée pour traiter une demande.
Pour présenter une demande d’accès
Pour être recevable, une demande d’accès à un document ou à un renseignement doit être suffisamment précise pour permettre de repérer ce document ou ce renseignement.
La demande doit être transmise par la poste, par télécopieur ou par courriel à la personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels, à l’adresse suivante :
Me Nica Gingras Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels Régie des installations olympiques Secrétariat général et direction du Contentieux 4141 avenue Pierre-De Coubertin Montréal (Québec) H1V 3N7
Courriel : nica.gingras@rio.gouv.qc.ca Téléphone : 514 252-4638 ou 514 252-4141 poste 5014 Télécopieur : 514 252-6906
Bien qu’une demande d’accès aux documents puisse être faite verbalement, seule une décision faisant suite à une demande présentée par écrit peut faire l’objet d’une révision par la Commission d’accès à l’information. Une demande d’accès à des renseignements personnels doit être présentée par écrit.
Des frais peuvent être exigés pour la reproduction de documents ou les documents peuvent être consultés sur place pendant les heures d’ouverture de bureau.
Plan de classification des documents
Le plan de classification est une structure hiérarchique et logique présentant les sujets par classes, sous-classes, divisions et subdivisions permettant la classification et le classement uniforme des documents et dossiers de la RIO selon un ordre prédéterminé. Tous les documents, sous forme papier ou électronique, produits ou reçus par les unités de la RIO sont classifiés et classés selon un plan de classification uniforme.
Les activités y sont présentées du général au particulier et comportent deux catégories :
- Les dossiers de gestion (codification 1000-00 à 7000-00)
- Les dossiers d’exploitation (8000-00)
La RIO a procédé à la refonte de son plan de classification en juin 2006. Il n’y a pas d’hyperliens intégrés dans le plan de classification. Il ne permet donc pas un accès direct à un document ou à un dossier.
Les documents actifs sont localisés dans les espaces de travail des utilisateurs et sont identifiés de façon à faciliter leur repérage et à répondre aux exigences de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
Les documents semi-actifs, qui ne servent qu’occasionnellement, sont entreposés dans un centre de documents semi-actifs, selon les procédures en vigueur et sont organisés de façon à permettre une consultation rapide.
Les documents inactifs n’ayant pas de valeur historique sont déchiquetés par une compagnie de déchiquetage de papiers confidentiels. Pour leur part, les documents inactifs à conservation permanente constituant les archives historiques de la RIO sont versés aux Archives nationales du Québec tous les ans.
Inventaire des fichiers de renseignements personnels
La RIO établit et tient à jour un inventaire des fichiers de renseignements personnels qu’elle détient conformément aux dispositions de l’article 76 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
| Fichiers | Personnes concernées |
|---|---|
| Fichier des abonnés | Clients du Centre sportif |
| Fichier des employés du Centre sportif | Employés du Centre sportif |
| Fichier des rapports d’incident émanant de la direction de la Sécurité | Clients de la RIO ainsi que le personnel de la RIO |
| Fichier de réclamations, litiges et saisies de salaire | Clients de la RIO ainsi que le personnel de la RIO et toute personne concernée par une réclamation, poursuite ou saisie en main tierce |
| Fichier des clients pour le stationnement | Les clients des stationnements de la RIO |
| Fichier des clients du Motocross | Les clients de l’événement Motocross |
| Fichier du personnel occasionnel à l’événement | Le personnel concerné de la RIO |
| Fichier du personnel occasionnel à l’événement pour le stationnement | Le personnel concerné de la RIO |
| Fichier du personnel direction de la Sécurité | Le personnel concerné de la RIO |
| Fichier du personnel de la Tour | Le personnel concerné de la RIO |
| Fichier du personnel | Le personnel de la RIO |
| Fichier rapports d’accidents et soins infirmiers | La personne concernée et le personnel concerné de la RIO |
| Fichier suivi des réservations | Les clients de la RIO |
| Fichier Tour de Montréal | Les clients de la RIO |
Registre des communications de renseignements personnels
La RIO établit et tient à jour un registre des communications de renseignements personnels sans le consentement de la personne conformément aux dispositions de l’article 67.3 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
La RIO, comme tout autre organisme public, peut communiquer des renseignements personnels sans le consentement des personnes en application des articles suivants de la loi.
| Motifs de la communication | Application à la RIO |
|---|---|
| Article 66 | |
| Communication de renseignements personnels pour obtenir d’autres renseignements personnels d’un tiers | Aucune communication |
| Article 67 | |
| Communication de renseignements personnels nécessaire à l’application d’une loi du Québec | Aucune communication |
| Article 67.1 | |
| Communication de renseignements personnels à des fins prévues par les relations de travail | Voir registre ci-joint |
| Article 67.2 | |
| Communication de renseignements personnels nécessaire à un contrat de service | Aucune communication |
| Article 68 | |
| Communication de renseignements personnels nécessaire : 1. à l’exercice des attributions d’un organisme ou la mise en œuvre d’un programme 1.1 ou au bénéfice manifeste de la personne 2. dans des circonstances exceptionnelles 3. pour la prestation d’un service | Aucune communication |
| Article 68.1 | |
| Communication de fichiers de renseignements personnels à des fins de comparaison et nécessaire à l’application d’une loi du Québec | Aucune communication |
Autres inscriptions devant faire l’objet d’un registre
| Motifs de la communication | Application à la RIO |
|---|---|
| Article 67.3 Paragraphe 2 | |
| Entente de collecte de renseignements personnels | Aucune collecte |
| Article 67.3 Paragraphe 2 concernant l’article 65.1 | |
| Utilisation d’un renseignement personnel à une fin autre que celle pour laquelle il a été recueilli avec ou sans le consentement de la personne dans les conditions suivantes : 1. à des fins compatibles (en lien pertinent et direct) avec celles pour lesquelles il a été recueilli; 2. lorsque son utilisation est manifestement au bénéfice de la personne concernée; 3. lorsque son utilisation est nécessaire à l’application d’une loi au Québec. | Aucune collecte |
Études et rapports de recherche ou de statistiques d’intérêt pour le public
La plupart des études et des rapports produits par la RIO ou pour son compte sont considérés d’intérêt pour la réalisation de sa mission et pour l’information du public. Cependant, les documents répondant aux deux critères suivants ne sont pas diffusés :
- les documents dont l’accès est limité de façon substantielle en vertu des restrictions impératives ou discrétionnaires prévues à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels;
- les documents dont le caractère technique ou le niveau de détail ne présentent manifestement pas d’intérêt pour l’information du public.
Les études ou rapports de recherche présentant un intérêt pour l’information du public seront diffusés à compter du 29 novembre 2009, le cas échéant.
| Documents transmis depuis le 29 novembre 2009 | Fichier |
|---|---|
| Secor Retombées économiques avec nouvelle toiture. 16 avril 2009, 19 pages. | PDF (19 pages) |
| Secor Impacts économiques des activités 2009 au Parc olympique. Février 2010, 4 pages. | PDF (4 pages) |
Documents transmis dans le cadre d’une demande d’accès à l’information et d’intérêt pour le public
La RIO a retenu comme critères de l’intérêt pour l’information du public, le caractère général de l’information contenue dans un document transmis, le caractère d’actualité du document, le caractère inédit de l’information ainsi que la possibilité de comprendre le document sans mise en contexte.
Les documents portant sur des cas particuliers, les documents portant sur les conditions de travail du personnel de la RIO et ceux dont l’information serait dépassée ou qui ne présenteraient plus d’intérêt avec le passage du temps ne rencontreraient pas ces critères.
Les documents transmis dans le cadre d’une demande d’accès dont la diffusion présente un intérêt pour l’information du public seront diffusés à compter du 29 novembre 2009, le cas échéant.
| Documents transmis depuis le 29 novembre 2009 | Fichier |
|---|---|
| Léger Marketing Rapport Quantitatif : Étude d’opinion sur le Parc olympique. Avril 2009, 43 pages. | PDF (43 pages) |
| Régie des installations olympiques Appel de candidatures – remplacement de la toiture du Stade. Janvier 2005, 25 pages. | PDF (25 pages) |
Registres publics
La RIO ne tient aucun registre public prévu par une loi dont elle est responsable.
Description des services offerts
La Régie des installations olympiques exploite un complexe multifonctionnel et récréotouristique parmi les plus importants au Canada. Il comprend le Stade olympique, la Tour de Montréal et le Centre sportif. Cette vocation à trois dimensions permet à la RIO d’offrir une grande variété de services répartis selon les trois catégories suivantes :
Documents servant à la prise de décision sur les droits des administrés
Lois et règlements
Loi sur la Régie des installations olympiques (L.R.Q. c. R-7)
Loi sur la gouvernance des sociétés d’État (L.R.Q. c.G-1.02)
Code d’éthique et de déontologie des administrateurs et des dirigeants (PDF)
Normes d’éthique des employés de la RIO (PDF)
Projets de règlements publiés dans la Gazette officielle du Québec
Aucun projet de règlement ne fait présentement l’objet d’une publication.
Renseignements relatifs aux contrats
L’article 22 de la Loi sur les contrats des organismes publics stipule que les contrats de plus de 25 000 $ doivent faire l’objet d’une diffusion.
Les renseignements relatifs aux contrats conclus par la RIO, comportant une dépense supérieure à 25 000 $, sont diffusés dans le Système électronique d’appels d’offres (SEAO).
Liste des engagements financiers
Liste des engagements financiers transmise au Contrôleur des finances et que celui-ci achemine à l’Assemblée nationale, conformément au paragraphe 7.1 de l’article 5 de la Directive numéro 4-80 prise par la décision C.T. numéro 128500 du 26 août 1980, du Conseil du trésor, concernant les demandes de certification d’engagement, certains engagements de 25 000 $ ou plus et les demandes de paiement.
La liste des engagements financiers transmise au Contrôleur des finances sera diffusée à compter du 29 novembre 2009, le cas échéant.
Documents déposés à l’Assemblée nationale
Les documents suivants ont été déposés à l’Assemblée nationale.
Les documents déposés à une commission ou à une sous-commission de l’Assemblée nationale seront diffusés à compter du 29 novembre 2009, le cas échéant.
